Saiba por que você precisa da senha bancária para otimizar as suas rotinas e ter mais produtividade
Saiba como a senha bancária contribui para a produtividade do seu escritório
Você precisa ter mais produtividade em sua contabilidade? Sabia que contar com a senha bancária vai ajudar você nessa tarefa?
No artigo de hoje, vamos conversar sobre a importância da conciliação bancária, como ela pode impactar o dia a dia do seu escritório e o que você precisa fazer para otimizar a maneira como ela deve ser feita em seu empreendimento.
Sendo assim, vamos trazer também dicas valiosas as quais ajudarão você a otimizar os seus processos e vão facilitar bastante na melhora da produtividade no seu departamento contábil.
Dito isso, fique com a gente até o final do nosso material e faça uma excelente leitura!
Por que a conciliação contábil é uma prática importante nas rotinas de uma contabilidade?
Como você bem sabe, na conciliação bancária, os registros contábeis são feitos nas contas bancárias da empresa com as informações presentes no extrato emitido pela instituição financeira.
Sendo assim, por meio dela, você consegue identificar pagamentos que não foram baixados no seu sistema ou que foram realizados em datas equivocadas, também valores pagos em duplicidade e cobranças indevidas.
Além disso, a conciliação bancária ajuda a verificar recebimentos que foram lançados de maneira equivocada, não foram efetivados, feitos em duplicidade ou em valores menores do que o devido.
Dessa maneira, ela é uma poderosa ferramenta para auxiliar que seus relatórios sejam feitos da maneira certa.
Ainda, a conciliação bancária permite mais segurança ao confrontar as informações geradas pela sua contabilidade com as geradas pelo sistema gerencial do seu cliente, o que permite melhor controle tanto na sua contabilidade quanto internamente, na empresa em questão.
Contudo, existem várias dificuldades com as quais você poderá ter de lidar ao realizá-la em sua contabilidade. No próximo tópico, conversaremos sobre elas, mas antes aproveite para conhecer alguns artigos os quais vão ajudar você a melhorar a produtividade do seu escritório:
- Escrituração automatizada: por que você precisa dela?
- Contabilidade atrasada: como dar um basta nessa situação?
- Contabilidade atrasada: resolva este problema com a ajuda da automação!
Quais as principais dificuldades que existem quando se trata de produtividade na conciliação?
Apesar de parecer ser um procedimento fácil de ser realizado, ao fazer a conciliação bancária em sua contabilidade, você poderá ter de lidar com algumas dificuldades, as quais podem impactar sua produtividade.
Inicialmente, é possível que você perceba que nem todos documentos foram enviados à contabilidade para que o registro seja realizado.
Então, sua equipe dependerá dos seus clientes para continuar com suas atividades. Acaso tenham de ficar parados, o rendimento do seu escritório será afetado.
Ainda, outra dificuldade com a qual muitos podem ter de lidar é justamente não ter as informações bancárias para confrontar os lançamentos feitos pelo sistema com os registrados no banco.
Nesse sentido, a contabilidade poderá ter suas atividades muito prejudicadas, pois terá que pará-las até que o cliente envie ao escritório os dados pendentes, impedindo de dar continuidade às atividades do setor.
A falta do envio de documentos costuma ser um grande problema para escritórios contábeis, já que faz com que seus colaboradores tenham de parar suas atividades habituais para relacionar pendência, manter contato com a empresa e aguardar retorno.
Muitas vezes, isso compromete a realização de outras rotinas, servindo como um verdadeiro entrave para a fluidez dos seus processos.
Outro problema relacionado à conciliação bancária ocorre quando são realizadas pequenas compras ao longo do mês, cujo pagamento é feito em apenas uma parcela e isso não é devidamente identificado.
Por exemplo, quando, em um fornecedor, seu cliente realiza aquisições nos valores de R$ 55,00, de R$ 35,00 e R$ 10,00 e o pagamento é feito em uma única vez, no valor de R$ 100,00.
Nesse caso, o sistema pode não vincular os totais, fazendo com que o profissional tenha de buscá-los manualmente.
Dependendo do volume de dados com os quais se tenha de lidar e se a informação não vier devidamente sinalizada pode-se ter dificuldade em vincular os lançamentos com o pagamento no extrato bancário.
Como lidar com esses problemas?
Nesse sentido, o ideal é que o seu escritório eduque adequadamente seus contratantes para que ele saiba quais são, de fato, os documentos que precisam ser enviados periodicamente ao escritório.
Faça com que eles compreendam como suas atividades são prejudicadas quando têm de lidar com informações incompletas, bem como como a empresa pode se prejudicar, principalmente quanto aos prazos, quando isso acontece.
Treine sua equipe, principalmente os responsáveis por recepcionar a documentação recebida, seja ela arquivos físicos ou digitais, a analisar e tentar compreender se algum documento ficou pendente de ser entregue.
Quando o problema é identificado logo no início, ou seja, na chegada do seu escritório, fica mais fácil de evitar maiores transtornos, como fazer com que o seu funcionário tenha de parar suas atividades para procurar por informações ou até que elas sejam remetidas.
Ainda, fazer com que o seu contratante conheça como acontece os procedimentos no seu escritório contribui para que eles adequem suas rotinas e possam fornecer dados de acordo com o que você precisa não apenas para realizar a conciliação bancária, mas também no cálculo de tributos, folha de pagamento, dentre outros.
Quando você age assim, fica mais fácil otimizar a produtividade do seu escritório.
Como a senha bancária impacta a produtividade do seu escritório?
Nesse sentido, tratando-se da conciliação bancária, ter a senha das instituições financeiras pode ajudar bastante no desenvolvimento das atividades em seu escritório.
Perceba que, no que se refere à segurança, é possível que se tenha acesso apenas à consulta de informações, geralmente a realização de procedimentos demanda solicitar autorizações que não são necessárias para que sua equipe possa trabalhar.
Logo, os riscos envolvidos são praticamente inexistentes, já que os colaboradores do escritório terão acesso apenas à consulta dos dados existentes no sistema do banco.
Quando você conta com essa informação, fica menos dependente do envio de informações pelos seus clientes e, ainda, permite que sua equipe seja mais produtiva e agiliza as tarefas em seu escritório.
Nesse aspecto, a recomendação é que, ao se instituir uma empresa, também se realize a abertura de uma conta corrente em um banco digital em nome do empreendimento, solicitando uma senha exclusiva para a contabilidade.
Agir assim possibilita praticidade a você e segurança a seu cliente.
Como a tecnologia pode ajudar sua contabilidade a ser mais eficiente quando se tratar desse assunto?
Tratando-se da conciliação bancária e lançamentos contábeis, existem, no mercado, ferramentas as quais permitem que você possa ter mais praticidade, por meio da automatização dos procedimentos.
Com a ajuda da ferramenta certa, você poderá enxugar bastante o tempo dedicado a lidar com os lançamentos contábeis em seu escritório. No link abaixo, você conhecerá a solução que ajudará você nesse aspecto:
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Como a gente percebeu, a conciliação bancária é um procedimento importante para sua contabilidade, mas existem aspectos os quais podem fazer com que ela acabe prejudicando a produtividade da sua equipe.
Seguir as dicas que trouxemos ajudará você a lidar com ela da maneira certa, e nós, da Mister Contador, temos a ferramenta ideal para que você tenha mais agilidade em suas rotinas.
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