Estar com a contabilidade atrasada é um mal que afeta muitos contadores. Todavia, é preciso trazer alternativas que possam ajudar a lidar com essa situação da forma mais segura, rápida, econômica e tecnológica possível.
Contudo, para tanto, é preciso que você mude o seu posicionamento sobre alguns aspectos em seu escritório. Sabendo disso, no artigo que preparamos, trouxemos informações importantes, as quais vão ajudar você a saber mais sobre como eliminar de vez a contabilidade atrasada em sua empresa contábil e ter mais agilidade e assertividade em suas decisões e gestões.
Por que a contabilidade atrasada é um problema grave em um escritório contábil?
Infelizmente, apesar de tantos recursos existentes, a contabilidade atrasada ainda é um mal que afeta muitos empresários e escritórios contábeis. O problema é que ela geralmente começa sorrateiramente, com um ou dois meses sem movimentação, por exemplo.
Um período no qual a sua equipe é deslocada para atender a alguma urgência, deixando a contabilização de clientes pendentes. Depois, por vezes, quando você se dá conta, já tem um longo período acumulado, o que, para resolver, nem sempre pode ser algo fácil.
Então, ela pode ser comparada a um problema grave e, assim como uma doença pode agravar o corpo humano, a contabilidade atrasada pode afetar a sua reputação no mercado e, por vezes, comprometer a saúde financeira da sua empresa.
Lembre-se que pode ser necessário pagar horas extras a seus colaboradores para lidar com elas, contratar novos funcionários ou mesmo, caso a falta de informações contábeis prejudique seus clientes, existe o risco de ter de lidar com os prejuízos causados.
Todavia, sim, é perfeitamente possível eliminar a contabilidade atrasada do seu escritório, mas o primeiro grande passo o qual você precisará dar é mudar de atitude e mentalidade. No próximo tópico, vamos conversar sobre isso, mas, antes, aproveite para conhecer alguns artigos os quais vão ajudar você a ter uma gestão mais eficiente:
- Extratos (pdf ou ofx): saiba como a automação ajuda a lidar com eles
- Contabilidade atrasada: resolva este problema com a ajuda da automação!
- Escrituração contábil manual: Você pode estar tendo altos prejuízos com ela
Por que é preciso mudar de postura para acabar com a contabilidade atrasada em seu escritório?
Nesse aspecto, o primeiro grande passo que você precisa dar para acabar de vez com a contabilidade atrasada em seu escritório é justamente entender que existem várias tecnologias, acessíveis e fáceis de utilizar, as quais vão ajudar você a lidar com esse problema em seu escritório.
E não é apenas isso, é preciso fazer com que elas sejam implementadas em seu empreendimento, ou seja, no seu escritório, e mais importante ainda, que seu time de colaboradores possam se adaptar às inovações e facilidades de uso e gestão da ferramenta.
Também é preciso compreender que a contabilidade atrasada, geralmente, é decorrente de uma atuação com base no modelo artesanal, no qual os lançamentos são realizados em sua maioria de forma manual. Dessa forma, é essencial que você mude o seu mindset e entenda que é possível produzir contabilidade sem papel, possível produzir contabilidade de maneira digital.
Mais do que isso, essa estratégia vai ajudar você a ter bons retornos e a ficar longe de contabilidade atrasada em seu escritório.
Quais estratégias vão ajudar a lidar com a contabilidade atrasada com mais eficiência?
Você precisa fazer um levantamento de tudo o que está pendente em sua contabilidade. Perceba que é a partir daí que você poderá identificar quais estratégias poderão ser usadas para lidar com o problema em sua empresa. Feito isso, é necessário também organizar o seu time e entender como ele será utilizado para enfrentar toda a contabilidade atrasada.
Em algumas situações, pode ser relevante separar um período do dia para lidar apenas com a contabilidade atrasada. Já em outros poderá ser mais interessante separar dias específicos para que você possa se dedicar ao cumprimento das atividades.
Uma dica que ajudará muito nesse processo é separar as empresas do seu escritório em nichos. Ou seja, empresas optantes pelo Simples Nacional poderão ter sua movimentação atualizada por uma equipe, enquanto aquelas optantes pelo Lucro Real e Presumido, por outras, por exemplo.
Lembre-se também que, tão necessário quanto lidar com a contabilidade atrasada, é não deixar que novos períodos fiquem pendentes. Então, realize o registro de todas as novas documentações que chegarem a seu escritório.
Por que é imprescindível contar com a tecnologia para lidar com a contabilidade atrasada?
Note que tão importante quanto a organização que você precisará ter para lidar com esse cenário em sua empresa são as ferramentas as quais vão ajudar na normalização das suas rotinas.
Em muitos contextos, realizar todas as atualizações manualmente é uma tarefa praticamente impossível. Ainda, contratar novos colaboradores para ajudar você nesse cenário pode ser algo inviável e desnecessário. Sendo assim, o ideal é contar com o apoio da tecnologia para que você possa ter mais agilidade na realização de tarefas.
Perceba que existem vários recursos os quais vão auxiliar você a manter a digitação e atividades manuais longe das suas rotinas. Isso vai desde sistemas os quais realizam integração entre diferentes módulos, aqueles usados para tratar os dados extraídos dos softwares dos seus clientes, conhecidos como conversores de dados etc.
Dentre eles, precisamos trazer também uma ferramenta a qual está revolucionando as rotinas dos escritórios contábeis: o Mister Contador; mas, sobre ele, vamos conversar no próximo tópico.
O que é o Mister Contador e como ele vai ajudar você a colocar as rotinas do seu escritório em dia?
Mister Contador trata-se de uma ferramenta que consegue trabalhar de maneira atemporal.
Ou seja, você, contando com os documentos digitais necessários, poderá realizar os lançamentos de forma automática de qualquer período dos seus clientes. Trata-se de um sistema que possibilita gerar os lançamentos contábeis por meio do arquivo digital do extrato bancário da empresa, dos comprovantes de pagamento e também das notas fiscais eletrônicas, ou seja, arquivo xml.
Perceba que o seu cliente não precisa contar com ERP!
Nele, você realiza a parametrização do sistema uma vez e gera os lançamentos de vários períodos. O vídeo abaixo ajudará você a entender mais sobre ele:
Muitos contadores já perceberam isso, da importância de digitalizarem seus processos, principalmente para evitar e lidar com a contabilidade atrasada. E, ao fazer isso, começaram a escalar verdadeiramente e saíram da prática que a gente pode considerar de “despachante” e começaram a poder focar mais consultoria, levar soluções aos seus clientes.
Ou seja, entregam serviços que tenham valor agregado maior, possibilitando patamares mais elevados do negócio e da operação.
Mister Contador: um sistema desenvolvido por quem sabe o que a sua contabilidade precisa para ficar atualizada já:
A gente pode observar em nossa conversa que lidar com a contabilidade atrasada em seu escritório precisa ser algo que demanda a que atenção. Contar com a tecnologia ajudará você nesse cenário, e o Mister Contador é a ferramenta perfeita para ajudar você nessa tarefa. Ele ajudará sua empresa a ficar distante de processos manuais e documentos físicos.
Vamos conversar sobre os benefícios que ele trará ao seu escritório?
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