Conheça os problemas que você pode ter com o departamento contábil atrasado e como regularizar a situação
Saiba por que estar com o departamento contábil atrasado é um grande perigo para sua empresa contábil e o que fazer para resolver esse problema.
Estar com o departamento contábil atrasado é um problema com o qual muitos escritórios precisam lidar.
Se o seu é um deles, precisa saber que acaba de chegar ao lugar certo, pois o artigo que preparamos foi desenvolvido com o objetivo de ajudar você a lidar da maneira certa com esse assunto e evitar que você tenha de enfrentá-lo no futuro.
Em nosso material, você conhecerá a importância que o departamento contábil tem em seu escritório, o que a gente pode entender como um departamento contábil atrasado, problemas que você poderá ter em relação a ele e como usar a tecnologia em prol do seu negócio.
Dito isso, fique com a gente até o final do nosso material e boa leitura!
Qual a importância do departamento contábil de um escritório de contabilidade
Como bem você sabe, contador, no departamento contábil de um escritório ou mesmo empresa, realiza os registros os quais irão contribuir para a produção de relatórios como o Balanço Patrimonial, a Demonstração do Resultado do Exercício, bem como o Livro Caixa, Livro Diário e Razão, dentre outros.
Tais documentos são importantes por diferentes motivos, mas principalmente pois eles são exigidos de muitas empresas, pelo Estado, para se verificar se o cálculo e recolhimento de impostos está sendo realizado da maneira certa.
O que é o departamento contábil atrasado?
A gente pode entender como departamento contábil atrasado sendo aquela situação na qual existem tarefas que estão pendentes de serem finalizadas, cujo prazo de conclusão já passou há tempos.
Devido à natureza do trabalho realizado nele, é comum se pensar que os atrasos relacionados ao setor consistem apenas na pendência de lançamentos contábeis.
Todavia, é necessário trazer que existem várias outras atividades as quais podem contribuir para que ele não esteja em dia — por exemplo, clientes cujos saldos das contas, de exercícios anteriores, ainda não tenham sido lançados no sistema.
Também quando há pendências de conciliação, sejam elas das contas banco ou aquelas ligadas ao pagamento de salários, por exemplo.
Além do fechamento de balanços e emissão dos respectivos livros contábeis.
Perceba que, por mais importante que sejam os lançamentos contábeis, devido, inclusive, ao tempo que se costuma gastar para executá-lo, as entregas do departamento contábil depende de uma série de outras atividades.
Sendo assim, é importante que você tenha uma visão geral ao procurar diagnosticar o departamento contábil atrasado.
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Quais problemas que se pode ter em situações nas quais é preciso lidar com o departamento contábil atrasado?
Apesar de, diferentemente do departamento pessoal e fiscal, o setor contábil geralmente não ter muitos prazos com os quais lidar, são inúmeros os inconvenientes que o seu escritório poderá ter ao estar com o departamento contábil atrasado.
Inicialmente, tratando-se de empresas optantes pelo Lucro Real, é importante trazer que o IRPJ e a CSLL são apurados tendo como base o valor que, de fato, se teve de lucro em um determinado período.
A falta de informações pode comprometer o cálculo dos tributos e fazer com que seu cliente tenha de lidar com juros, multas; além disso, informações equivocadas contribuem para o recolhimento da diferença no futuro, ou pagamento de imposto maior, indevidamente.
Lembre-se que, caso a empresa precise de empréstimos ou financiamento, as instituições financeiras solicitam demonstrativos contábeis para fazer a análise de crédito.
Não estar com os relatórios atualizados contribui para dificultar o progresso dos negócios que estão sob sua responsabilidade.
Ademais, clientes que desejam participar de licitações podem ser seriamente penalizados, tendo em vista que informações geradas pelo departamento contábil também costumam ser pedidas e esses eventos costumam ter prazo para que se possa submeter a documentação.
Enfim, apesar de uma maior flexibilidade que o setor contábil costuma ter, quando comparado a outros departamentos, atrasos podem prejudicar bastante o seu clientes, comprometendo até mesmo sua reputação no mercado.
Como a tecnologia vai ajudar a lidar com essa situação?
A boa notícia é que existem várias tecnologias no mercado, as quais possibilitam lidar com departamento contábil em atraso com mais eficiência.
Por exemplo, há softwares com funcionalidades as quais vão ajudar você a reduzir bastante ou mesmo eliminar a digitação nesse setor.
Com o auxílio deles, é possível importar as informações com as quais você precisará trabalhar, tornando que lançamentos manuais passem a ser desnecessários sua produção contábil.
Por meio da ajuda desse tipo de ferramenta, é possível agilizar, por exemplo, a conciliação bancária, focando seu tempo apenas nos lançamentos do extrato que não foram vinculados aos pagamentos ou recebimentos, por exemplo.
Também, com a ajuda desse tipo de software, você consegue realizar a apropriação de despesas com mais praticidade, muitas vezes por meio de apenas alguns cliques.
Como resolver um departamento contábil atrasado?
Nesse aspecto, a fim de aniquilar de vez pendências em seu departamento, o ideal é que você, inicialmente, faça um levantamento de tudo que está em atraso.
Feito isso, procure a ferramenta adequada a qual ajudará você a ter mais agilidade em suas rotinas.
No link abaixo, você conhecerá quem pode ajudar nesse ponto:
Posteriormente, é importante formular uma estratégia para que sua equipe possa tanto lidar com as novas demandas que surjam no seu dia a dia, quanto realizar aquelas que estão paradas e que precisam ser finalizadas.
Nesse viés, você pode ou especificar pessoas para trabalharem diretamente com essas pendências ou mesmo reservar um horário do seu pessoal para trabalhar com as tarefas que estão atrasadas.
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Como a gente pôde observar em nosso bate-papo, um departamento contábil atrasado pode fazer com que seu escritório e seus clientes tenham sérios problemas.
Lidar da maneira adequada com esse cenário é essencial para que você possa evitar prejuízos que, no futuro, poderão impactar seu caixa e credibilidade.
Nós, da Mister Contador, temos a ferramenta ideal para ajudar você nesse assunto.
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