Saiba como o extrato bancário pode ajudar você a atualizar seu escritório contábil
Use o extrato bancário de forma eficiente e evite atrasos em sua contabilidade
O extrato bancário é um documento importante, o qual ajudará você não apenas a conciliar as contas de seus clientes, mas também a contar com rotinas mais rápidas em seu escritório contábil.
Sabendo disso, no artigo de hoje, trouxemos informações importantes, as quais vão ajudar você a saber mais sobre esse relatório, o que ele pode fazer pela sua contabilidade e como usá-lo de maneira inteligente.
Então, fique com a gente até o final do nosso material, faça uma excelente leitura e otimize a forma como as rotinas são estruturadas em seu empreendimento.
Por que o extrato bancário é o parceiro de um contador?
O extrato bancário é quase sempre o documento base para a elaboração do balancete.
Sendo assim, por meio dele, é possível saber quais foram os recebimentos de clientes em um determinado período, pagamentos a fornecedores, valores que saíram da conta por motivos diversos, quais as taxas cobradas, tributos pagos pela respectiva conta, dentre outros.
Dessa maneira, fica fácil perceber que ele é uma poderosa ferramenta, a qual ajudará você a identificar fraudes, desvios, pagamentos feitos indevidamente, em duplicidade, por exemplo, ou mesmo aqueles que não foram realizados da maneira adequada, taxas cobradas fora do que foi acordado, dentre outras situações fora da normalidade e que podem ter impacto negativo nas finanças de uma empresa.
Entretanto, a fim de que ele seja usado da forma adequada e possa cumprir com o seu papel, principalmente de possibilitar um controle adequado dos valores do empreendimento, é essencial que se tenha disciplina em conciliá-lo, ou seja, a empresa deverá integrar essa atividade em suas rotinas.
Essa prática é comum em escritórios contábeis, mas, como geralmente esse trabalho costuma ser feito posteriormente, o tempo decorrido entre o momento em que o evento indevido aconteceu e o respectivo conhecimento da empresa poderá dificultar o ressarcimento.
Dessa forma, tratando-se do seu escritório, o extrato bancário é uma poderosa ferramenta, a qual ajudará você garantir que as informações presentes nos seus relatórios estejam alinhadas com o que, de fato, ocorreu na empresa do seu cliente.
Ainda, por meio dele, em muitos casos, é possível ajudar seus contratantes e identificar atividades suspeitas envolvendo suas contas bancárias.
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Como ele pode ser usado em prol de agilizar as rotinas do seu escritório?
Muitos contadores ainda não se deram conta de outras possibilidades envolvidas com o uso dessa ferramenta.
Perceba que, atualmente, boa parte das movimentações de uma empresa são realizadas por meio de contas bancárias.
Isso significa dizer que pagamentos a fornecedores, colaboradores, tributos, sócios, bem como recebimento de clientes, realização de investimentos, tudo acaba passando, na maioria das vezes, pelo banco.
O uso de dinheiro em espécie é uma prática cada vez menos comum, principalmente devido a questões ligadas à segurança.
Sendo assim, já pensou se as informações presentes nos extratos bancários de seus clientes pudessem ser exploradas e usadas para agilizar as rotinas da sua contabilidade?
A boa notícia é que, sim, é perfeitamente possível que sua contabilidade importe esses dados para o seu sistema.
Por meio dessa estratégia, você consegue simplificar suas rotinas, minimizar a necessidade de trabalho manual na sua contabilidade e evitar alguns tipos de erros, principalmente aqueles ligados à intervenção humana ao realizar os registros em sua contabilidade.
Quais cuidados ter ao usar o extrato bancário para acelerar seus lançamentos?
Ao contar com essa estratégia em seu empreendimento, de utilizar os extratos bancários de seus clientes para ter mais agilidade em seus lançamentos, é essencial que você parametrize da forma correta a ferramenta que será usada.
Note que será por meio desse procedimento que os registros serão feitos; equívocos quanto aos parâmetros poderão fazer com que os lançamentos sejam realizados nas contas indevidas, ou mesmo utilizando-se o histórico inadequado.
Ainda, é importante conhecer a fundo a ferramenta que será usada, pois é a partir daí que você poderá trabalhar da maneira adequada com os recursos disponibilizados.
Como seu cliente ajudará você nessa tarefa?
Tratando-se do uso dos extratos bancários para otimizar as rotinas da sua contabilidade, seu cliente tem um papel importante nessa tarefa.
Perceba que, inicialmente, será ele que irá conceder a você acesso aos relatórios.
Nos casos em que o seu escritório conte com as senhas bancárias, o trabalho da sua equipe será facilitado, pois não precisará aguardar que terceiro envie a informação.
Também é importante que o cliente ajude você a identificar os lançamentos realizados.
Perceba que nem sempre se basear no histórico do banco ajudará você a conhecer a que conta aquele pagamento ou recebimento se refere.
Por que é fundamental buscar por tecnologias que ajudem suas rotinas a serem mais rápidas?
É fundamental dizer que a gente entende como as rotinas de um escritório são bastante puxadas e que você, contador, por vezes, precisa lidar com uma grande quantidade de obrigações e de tarefas para poder cumpri-las.
Em tal aspecto, a melhor maneira de lidar de forma inteligente com elas é contar com a tecnologia a seu favor.
Isso porque existem no mercado diferentes tipos de recursos, os quais vão ajudar você a cumprir com seus deveres com mais praticidade.
Um exemplo disso são as ferramentas que possibilitam a importação de dados em sua contabilidade utilizando-se relatórios enviados por seus clientes ou mesmo documentos como a nota fiscal eletrônica.
No artigo de hoje, conversamos sobre o uso do extrato bancário para ajudar você a lidar com esse contexto, mas é importante trazer que existem recursos que podem ajudar você a utilizar várias outras formas que estão ao alcance da sua contabilidade para proporcionar mais rapidez à suas rotinas.
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Como a gente pôde observar, os extratos bancários são ferramentas as quais podem ajudar nos processos de seus clientes e do seu escritório.
Ter ao seu dispor a ferramenta certa ajudará você a utilizá-lo com inteligência.
Nós, da Mister Contador, somos experts em auxiliar contabilidades a agilizar suas rotinas, inclusive com o uso dos extratos bancários de clientes.
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