Extratos (pdf ou ofx) ajudam bastante a simplificar o dia a dia de escritórios contábeis.
Todavia, é importante adotar práticas que permitam usá-los e arquivá-los da maneira certa.
Agir assim possibilita que você tenha um melhor controle sobre a informação produzida, além de facilitar o acesso a ela em situações nas quais seja necessário.
Sabendo disso, no artigo de hoje, trouxemos informações importantes as quais vão ajudar você a saber mais sobre o assunto.
Em nosso material, vamos entender o que, de fato é a conciliação, o que são extratos (pdf ou ofx), cuidados que você precisa ter com eles e dificuldades com as quais você poderá ter de lidar quando se trata do tema.
Ainda, em nossa conversa traremos uma solução eficiente, a qual contribuirá para que você tenha mais praticidade no seu escritório em suas rotinas.
Dito isso, fique com a gente até o final do nosso material e faça uma ótima leitura!
O que é e por que a conciliação é necessária?
Um escritório de contabilidade, principalmente o departamento contábil, dentre várias outras atividades, atua realizando o registro das movimentações da empresa.
Nesse sentido, é necessário que toda nota fiscal, duplicata paga, guia de imposto, dentre outros, tenha seu valor devidamente classificado de acordo com o plano de contas do cliente.
Em tal contexto, contas que são importantes são as contas bancárias.
Perceba que ela é usada para quitar débitos provenientes de setores diferentes do estabelecimento.
Ilustrando, ao quitar um tributo, o boleto de um fornecedor, sua folha de pagamento ou a compra de material de uso e consumo, caso você não tenha pago em espécie, possivelmente teve que retirar o valor de algum dos seus bancos.
Nesse sentido, a conciliação vem a ser o cruzamento de dados contidos no extrato (pdf ou ofx) da sua empresa, para entender se, de fato, a movimentação nele presente corresponde à que houve no dia a dia da empresa.
Geralmente, ela é feita para que os saldos dos relatórios contábeis estejam iguais aos existentes na conta bancária.
Mas, ao percorrer todo o processo necessário para que isso ocorra, a empresa pode ser muito favorecida.
Isso acontece devido ao fato de que, por meio da conciliação bancária, fica mais fácil identificar erros que vão muito além de equívocos nos lançamentos contábeis.
Por exemplo, caso o pagamento de alguma duplicata não tenha sido compensado, sua falta será sentida no momento da conciliação bancária.
Leitura sugerida:
- Você produz contabilidade só pelo extrato?
- Automação: 3 prejuízos que não tê-la pode proporcionar ao seu escritório
- Gestão financeira: como lançamentos automatizados podem ajudar?
O que são extratos (pdf ou ofx) e por que eles são importantes?
A conciliação bancária é feita por meio do cruzamento de dados entre as informações presentes no sistema da contabilidade e aquelas constantes no documento emitido pelo banco, ou seja, extratos (pdf ou ofx).
Anteriormente, o procedimento era realizado frequentemente utilizando-se as páginas impressas.
Contudo, essa prática está cada vez mais em desuso, tendo em vista o surgimento de tecnologias que facilitam o acesso e obtenção de informações, como arquivos digitais, ou seja, extratos (pdf ou ofx).
Com a ajuda deles, o contador consegue otimizar seus espaços internos, já que pode diminuir a quantidade de papel presente em seus arquivos físicos.
Isso pode ser um verdadeiro problema quando se tem clientes que realizam um grande volume de movimentações, na verdade existem cenários nos quais a movimentação de uma conta bancária em um único mês rende páginas e páginas de informações.
Ainda, com a ajuda deles, é possível garantir mais praticidade às rotinas do seu escritório.
Tal aspecto ocorre, pois existem sistemas que dão suporte à importação das informações existentes em extratos (pdf ou ofx), permitindo o cruzamento automático das informações.
Quando isso acontece, a conciliação passa a ser mais rápida, permitindo que você possa focar seus esforços apenas naqueles lançamentos que precisam de atenção.
Com quais dificuldades você poderá ter de lidar quando o assunto são os extratos (pdf ou ofx) da sua contabilidade?
Um dos desafios que contadores costumam ter quando se trata de utilizar de maneira eficiente extratos (pdf ou ofx) para otimizar suas rotinas está em obter uma ferramenta a qual disponibilize essa funcionalidade, tendo em vista que podem existir sistemas de automação contábil que ainda não contam com ela.
Outro aspecto está em parametrizar da forma correta os programas adquiridos e realizar os lançamentos de maneira apropriada para facilitar o cruzamento de informações.
Perceba que, em grande parte das vezes, o processo de conciliação automática é feito por meio dos históricos dos lançamentos; sendo assim, deve-se configurar a ferramenta da maneira certa, bem como é preciso que sua equipe se atente para utilizá-lo ao realizar a escrituração, principalmente se ela for feita manualmente.
Por que você precisa da ajuda da tecnologia quando se trata do controle dos seus extratos (pdf ou ofx)?
Contar com um sistema que possibilita automatização de lançamento contábil é uma alternativa inteligente, a qual ajudará você a simplificar suas rotinas, garantir mais agilidade, evitar erros e o retrabalho em seu escritório.
Por meio dessa tecnologia, você consegue ter mais tempo para se dedicar à análise das informações geradas em sua contabilidade e para implementar mais estratégias as quais contribuam para agregar valor aos seus serviços contábeis.
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Como a gente pôde observar em nossa conversa, extratos (pdf ou ofx) vêm como uma forma de tornar o processo de conciliação mais rápido e eficiente em escritórios de contabilidade.
Isso posto, cabe lembrar que nós, da Mister Contador, temos a tecnologia que ajudará você a ter mais eficiência!
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