Saiba o que fazer para evitar que lançamentos contábeis prejudiquem as atividades do seu escritório
Conheça como agilizar a forma como os lançamentos contábeis são feitos no seu escritório.
Os lançamentos contábeis são importantes para a elaboração dos relatórios que os contadores irão produzir.
Todavia, dependendo do tamanho da movimentação da empresa, eles poderão ocupar um tempo que poderia estar sendo utilizado em outras tarefas as quais poderiam trazer maiores resultados ao escritório e clientes.
Sabendo disso, no artigo de hoje, vamos conversar sobre o que fazer para otimizar a maneira como os lançamentos contábeis são realizados em seu escritório e o que fazer a fim de que eles não comprometam a agilidade das suas rotinas.
Dito isso, fique com a gente até o final do nosso material e faça uma boa leitura!
Por que os lançamentos contábeis são importantes em seu escritório?
De certa forma, os lançamentos contábeis podem ser entendidos como a base do trabalho do contador.
Perceba que será por meio deles que você poderá emitir demonstrativos como o Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercícios, bem como vários outros os quais servirão para que se conheça a situação patrimonial de um empreendimento.
Isso significa dizer que, caso uma despesa ou receita seja reconhecida utilizando-se um critério equivocado, as informações constantes no relatório poderão ser seriamente prejudicadas.
Nesse sentido, como a forma de classificação pode mudar bastante de empresa para outra, decorrente principalmente da atividade desenvolvida, isso pode ser algo mais comum do que se imagina.
Por exemplo, uma empresa que tem um time com 10 vendedores, ao adquirir celulares para distribuir a seus vendedores, deverá reconhecer esses itens de forma diferente de uma empresa do ramo de revenda de produtos de telefonia que adquiriu esses mesmos produtos para comercializar.
Nessa classificação, fica nítida a diferença entre as finalidades das aquisições, todavia não são todas as situações nas quais se terá a mesma facilidade para realizar tal classificação.
Isso poderá comprometer bastante as informações geradas pela contabilidade, podendo influenciar a tomada de decisão dos gestores ou mesmo, dependendo do contexto, a apuração de tributos.
Tendo como base essas informações, fica mais fácil entender por que é importante que você precise dar atenção especial aos lançamentos contábeis em seu escritório.
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Quais os principais problemas que você pode ter com eles?
É importante trazer que um escritório de contabilidade pode ter diferentes tipos de problemas relacionados aos lançamentos contábeis.
Inicialmente, é necessário trazer que eles costumam ocupar parcela significativa do trabalho de um contador, principalmente quando se trata de empresas com grandes movimentações.
Isso pode acabar tirando o foco de outras atividades que são de igual modo essenciais para que o profissional possa realizar suas entregas, como as conciliações das contas bancárias, de clientes, fornecedores, etc.
Ainda, outra grande dificuldade com a qual muitos contadores têm de lidar consiste em encontrar profissionais que atuem no setor contábil, bem como aqueles que sejam especialistas em tipos específicos de empresas.
Também podemos trazer que muitos contadores acabam focando seus esforços nos lançamentos contábeis e acabam não tendo o tempo necessário para executar outras atividades, as quais, igualmente, são importantes para o seu trabalho e fechamento dos balanços de seus clientes.
O que fazer para evitar que eles atrasem suas rotinas?
Torna-se essencial que você busque estratégias as quais contribuam para evitar perda de tempo e atraso em suas entregas.
Sendo assim, sua preocupação precisa começar no início do processo, partindo de onde a informação surge: a empresa de seus clientes.
É necessário que você busque educá-los sobre a necessidade de ter controles bem definidos e disciplina para segui-los, considerando, inclusive, as carências que a empresa terá quanto às informações geradas em seu dia a dia.
Dessa maneira, é importante que eles se preocupem com a emissão e solicitação de documentos fiscais no momento adequado, essenciais, inclusive, para evitar problemas junto ao fisco, solicitação de extratos bancários, guarda de toda documentação ligada aos pagamentos feitos pela empresa, contratos, dentre outros.
Ainda, é fundamental que esses dados sejam enviados em tempo oportuno à contabilidade; descobrir a falta de documentos e informações em meio às atividades de lançamentos, conciliação ou fechamento de balanço pode dificultar bastante a vida do profissional responsável por realizar as tarefas.
Também é preciso ter uma rotina bem estruturada em seu escritório, com responsabilidades e processos bem definidos.
Além disso, você precisa contar com a tecnologia para auxiliar na execução dessas tarefas no seu dia a dia.
Por que é essencial ter apoio da tecnologia?
Atualmente, há várias ferramentas as quais vão ajudar você a evitar que lançamentos contábeis comprometam os resultados da sua contabilidade.
Por exemplo, muitos programas permitem que você importe dados diretamente do sistema de automação de seus clientes, de relatórios emitidos por outros sistemas e até por extratos bancários.
Ilustrando, com a ajuda desse tipo de ferramenta, você conseguirá cruzar os dados do seu extrato bancário com os lançamentos feitos por sua contabilidade, ficando apenas as informações inconsistentes. Isso permite que você foque seus esforços nos registros que, de fato, merecem atenção.
Com ajuda desses softwares, por exemplo, você consegue automatizar de tal maneira os lançamentos contábeis em seu escritório que se torna desnecessário fazê-los manualmente, visto que, com apenas alguns cliques, você consegue realizar todos os registros contábeis de um período.
Precisamos trazer que, ao parametrizá-la corretamente, você reduz as possibilidades de os lançamentos serem realizados de maneira equivocada por conta de falta de atenção ou outros tipos de erro humano.
Dessa forma, contar com a tecnologia é a melhor estratégia a fim de que você possa lidar com as demandas relacionadas aos lançamentos contábeis do seu escritório com agilidade e inteligência.
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Em nosso artigo, pudemos perceber, com mais clareza, a importância dos lançamentos contábeis em seu escritório e como a tecnologia pode ajudar a lidar com eles com mais eficiência.
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